Autor: Ing. Oscar Delgadillo
¿Te imaginas poder crear un informe completo, diapositivas atractivas o utilizar fórmulas complejas en hojas de cálculo en cuestión de minutos? Todo esto ya es posible gracias a la inteligencia artificial que lejos de ser un reemplazo para la creatividad humana es una herramienta para realizar tareas de manera más eficiente.
¿Qué es la ofimática?
La ofimática es la suite de herramientas y programas que utilizamos a diario para trabajar con documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Comprende desde aplicaciones que facilitan las tareas administrativas hasta sistemas capaces de automatizar tareas ahorrando mucho tiempo al usuario.
Desde hace un tiempo, la ofimática ha ido evolucionando gracias a la integración de la inteligencia artificial, una tecnología capaz de aprender y tomar decisiones de manera casi autónoma que está redefiniendo la forma en la que interactuamos con nuestras computadoras, y por ende, la forma en la que trabajamos.
La IA en la Ofimática: Nuevos paradigmas
Las herramientas ofimáticas se han convertido en mucho más que simples “procesadores de texto” o “hojas de cálculo” gracias al uso de la Inteligencia Artificial, los usos más destacados a tomar en cuenta son:
- Generación de contenido: Desde párrafos extensos hasta videos bien producidos pasando por imágenes realistas, la IA es capaz de generar contenido multimedia y de texto además de presentaciones atractivas según las necesidades y gustos del usuario.
- Ideas y adaptabilidad: La IA puede es una herramienta muy útil para generación de nuevas ideas para nuestros proyectos sugiriendo nuevos enfoques y estimulando el pensamiento creativo, además, nos permite adaptarnos a diferentes realidades e idiomas pudiendo traducir documentos y explicar eventos de manera rápida y sencilla facilitando la comunicación global.
- Asistentes personalizados: La IA es capaz de aprender nuestros hábitos diarios en el trabajo, en el hogar, en nuestras actividades extras y a partir de todo ese conocimiento nos puede sugerir actividades personalizadas o puede servir de asistente para mandar recordatorios de reuniones y fechas especiales.
Softwares útiles
Dentro de las herramientas que podemos utilizar para simplificar y automatizar nuestras tareas tenemos las siguientes:
- Microsoft 365: La suite de software de Microsoft ofrece poderosas herramientas para procesar texto (Word), analizar datos (Power BI), crear presentaciones (Power Point) y realizar cálculos complejos con fórmulas estadísticas (Excel) entre otras cosas, además, OneDrive permite que los archivos se respalden en la nube y se puedan compartir con los compañeros de trabajo.
- Microsoft Copilot: La inteligencia artificial de Microsoft es una herramienta muy potente que nos puede ayudar en muchas cosas, Copilot está enlazado con la mayoría de los servicios de Microsoft por lo que podemos pedirle que nos ayude con nuestras tareas ofimáticas en Office, que cree imágenes con Dalle-3 a través de Bing Image Creator e incluso si eres programador de software puedes pedir que optimice tu código con GitHub Copilot.
- Humata.ai: ¿Se te olvidó leer un PDF de más de 500 páginas que te dejó tu profesor y debes presentar un resumen en 5 minutos? Humata es una de las muchas herramientas que existen para poder analizar el contenido de un PDF para poder realizar resúmenes, consultar dudas y realizar cualquier acción con el contenido del PDF en cuestión de minutos.
La IA es una herramienta, no un sirviente
Si bien el ser humano tiende a utilizar cada vez más herramientas de automatización para realizar sus quehaceres diarios no debemos olvidar que no es un sirviente omnipotente que nos soluciona la vida inmediatamente, al igual que otras herramientas la IA puede equivocarse y entender de manera errónea una solicitud o puede manejar información que no es verdadera o verificada.
Recuerda ser lo más específico posible en las instrucciones de la IA para que nos devuelva resultados mucho más precisos, toma en cuenta también sus propias limitaciones, existen restricciones de contenido que podrían afectar los resultados, por ejemplo, la mayoría de las herramientas no pueden hablar de temas de violencia, crueldad, información personal o temas delicados.
Opcional:
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